Гиперсвязанное рабочее место: возобладает ли продуктивность? Глава 9 из отчета компании Deloitte “Global Human Capital Trends 2018”

Рабочие места наводняются новыми захватывающими коммуникационными инструментами, каждый из которых обещает повысить продуктивность. Но руководство должно по-прежнему принимать важные решения о том, какие инструменты использовать и как их использовать, в том числе, возможно, и решения не использовать некоторые инструменты вообще.

Слишком много информации?

Число и разнообразие средств связи продолжают расширяться, и все они обещают сделать работников более эффективными и продуктивными. Стремясь реализовать это обещание, умные организации пересматривают практику работы, физические рабочие пространства и подходы к руководству, чтобы обеспечить более высокую пропускную способность, что повышает производительность в сети команд.

Новые средства коммуникации поднимают критический для организаций вопрос: действительно ли эти инструменты повышают продуктивность или превращаются в хаотичную, непрекращающуюся череду сообщений, писем, конференций и чатов? Переход к организационной структуре “сеть команд” добавляет новые аспекты к этому вопросу.

В прошлогоднем опросе Global Human Capital Trends 88% респондентов сообщили, что они реорганизовали свои компании в более плоскую, более сетевую структуру — тенденция номер один в 2017 году. В этом году эта тенденция продолжается. В 2018 году 91% респондентов сказали, что сотрудники их организаций тратят время, в том числе на проекты вне их функциональной области, а 35% говорят, что сотрудники делают это на регулярной основе.

Поток новых инструментов подпитывает этот сдвиг, и каждый из них обещает дать людям более продвинутые способы общения друг с другом. Рынок привлек лидеров IT-сферы, таких, как Cisco, Microsoft, Facebook, Slack, Atlassian и других, и все они объявили о создании новых систем обмена сообщениями, чатов и ​​видеосвязи.

Однако исследование Global Human Capital Trends в этом году выявило высокий уровень беспокойства относительно того, соответствуют ли эти новые инструменты бизнес-целям. Отвечая на вопрос о продуктивности “нового рабочего места”, 47% респондентов заявили, что это очень важная проблема. И с экономической точки зрения проблема стала критичной, поскольку рост производительности рабочей силы в мире составляет самый низкий показатель за почти два десятилетия.

 

Массовые изменения продолжаются

Как именно происходит изменение коммуникации на рабочем месте? Исследования показывают, что поведение, привычки и инструменты общения, которые люди используют в своей личной жизни, мигрируют в их трудовую жизнь. Рассмотрим мгновенные текстовые сообщения. Сегодня 74% опрошенных респондентов регулярно используют текстовые сообщения для личного общения; во всем мире ежедневно отправляется 18,7 млрд. текстовых сообщений, причем люди в возрасте от 25 до 34 лет отправляют и получают более 75 сообщений в день. Поскольку текстовое общение стало повсеместным в нашей личной жизни, оно также стало обычным делом на работе, и 32% опрошенных респондентов ожидают, что его использование возрастет.

Многие считают, что использование таких инструментов, как социальные сети и обмен мгновенными сообщениями, будет аналогично расти и на рабочем месте. Фактически, наши результаты опроса в 2018 году были поразительными: 44% респондентов считают, что количество личных встреч в будущем уменьшится, а 30% считают, что использование телефона и текста уменьшится. 70% считают, что вместо них работники будут тратить больше времени на платформы совместной работы, 67% верит в рост “рабочих” социальных сетей”, а 62% прогнозирует увеличение обмена мгновенными сообщениями. Ни один способ коммуникации не будет доминирующим; вместо этого рабочая среда будет характеризоваться множество способов общения.

 

ФИЗИЧЕСКИЕ ВСТРЕЧИ ПРОИГРЫВАЮТ ВИРТУАЛЬНОМУ СОТРУДНИЧЕСТВУ

Личные и телефонные встречи идут на спад, а платформы для совместной работы находятся на подъеме.

Гиперсвязанное рабочее место

 

Кроме того, начинают появляться новые инструменты управления командой на основе AI. В новейшие версии Office 365, G-Suite и Slack теперь включены рекомендации на основе АI, призванные помочь людям найти нужный документ, ответить на нужное сообщение и понять, что является самым важным. Один поставщик систем управления персоналом недавно представил продукт, который использует AI для изучения опросов сотрудников и дает рекомендации менеджерам о том, как улучшить их стиль управления.

Влияние этих новых коммуникационных инструментов может быть крайне положительным. Например, Mayo Clinic, одна из ведущих медицинских организаций в мире, улучшила взаимодействие в команде, обмен информацией и лечение пациентов с помощью технологий. Через мобильное приложение AskMayoExpert врачи могут получить информацию о диагностике, лечении, причинах и профилактике от других специалистов и источников в сети. Пользователи могут задавать вопросы и отвечать на них, а вся информация помечается темой, местоположением, процедурой ухода и ключевым фактом. Эта высоко интерактивная система в настоящее время широко используется, а врачи обращаются к другим специалистам более 10 раз в день.

Или возьмите Starbucks. Всего через несколько месяцев после интеграции инструмента Workplace by Facebook 80% менеджеров магазинов Starbucks активно использовали этот инструмент для обмена знаниями, передовыми методами и поддержки друг друга. Аналогичным образом Walmart утверждает, что решение, подобное Workplace, помогает компании ломать языковые барьеры, расширяет обмен знаниями и даже управление чрезвычайными ситуациями, такими, как при урагане Harvey.

 

Важность управленческого выбора

Хотя в 2018 году будет продолжаться внедрение все новых и новых захватывающих инструментов, руководители должны по-прежнему принимать важные решения о том, какие инструменты использовать и как их использовать. Часто это может включать в себя решение не использовать определенные инструменты.

Менеджеры должны определить, какие инструменты лучше всего подходят для их организации, команд и задач, основываясь на множестве факторов, включая культуру, темпы общения и уровень формальности. Например, некоторые компании могут извлечь выгоду из массового перехода на инструмент совместной работы, в то время как другим потребуется сохранить электронную почту как жизненно важный и ценный способ общения. Независимо от того, какие инструменты выбраны, важно создать стандарты и руководящие принципы, которые бы согласовывали индивидуальную продуктивность с командной и организационной продуктивностью.

Например, Autodesk, ведущий поставщик 3D- и инженерного программного обеспечения, обнаружил, что он поддерживает 85 версий Slack, каждая из которых используется разными командами для управления работой по-разному. Хотя эти команды были довольны, между ними не было обмена общими передовыми методами и не было возможности сотрудничать.

Гай Мартин, директор Autodesk по программам с открытым исходным кодом и поддержке команд, решил, что пришло время “связать эти команды вместе”. Компания приняла принцип  “open by default”, и убедила все 85 проектных команды поделиться своими каналами в одной всеобъемлющей версии Slack на предприятии. Это потребовало создания соглашений об именах и нескольких общих правил использования, но это привело к значительному росту сотрудничества в масштабах всей компании. Сегодня сообщество Slack от Autodesk насчитывает более 5000 активных членов, что привело к большему обучению, открытому сотрудничеству и позитивному обмену — ингредиентам, необходимым для перехода от “коллекции команд” к “сети команд”.

 

От связи и активности до командной работы и продуктивности

Поразительное распространение новых инструментов и связанных с ними программ впечатляет. Почти половина респондентов этого года (46%) регулярно используют программное обеспечение для виртуальных встреч, а 30% теперь используют видеоконференции. Но большее использование коммуникационных средств отдельными лицами автоматически не означает повышения производительности для команд и организаций. Действительно, в то время как 71% опрошенных респондентов полагают, что эти новые инструменты повышают их личную продуктивность, 47% обеспокоены тем, действительно ли инструменты повышают продуктивность в целом.

Наши исследования показывают, что в сегодняшних “сетевых” организациях технологии, проектирование физического пространства, новые подходы к руководству и новые методы работы должны объединиться для достижения этой цели. Для этого требуется сотрудничество между HR, IT и бизнесом для создания интегрированной настраиваемой рабочей среды.

Адаптивные и гибкие рабочие пространства являются одним из ключевых факторов обеспечения продуктивности. Например, в ING Bank и Atlassian гибкие команды работают в близко расположенных рабочих пространствах с большими досками, которые показывают планы проектов, общие цели и статус проекта. Некоторые IT-компании, такие, как Skype и другие, не только предоставляют сотрудникам личные офисы, но и рабочие пространства с кафетериями для гурманов, тихими комнатами и даже местами, где можно подремать. Это сочетание физических пространств помогает людям работать вместе или по одиночке, когда это необходимо, и сотрудничать внутри проектов.

Переход от соображений личной продуктивности и одиночного использования технологических средств к общему имеет решающее значение для достижения организациями положительных результатов. Культура, лидерство и стимулы должны объединиться для эффективного сотрудничества и повышения продуктивности. Чтобы сделать это, HR должны работать с ИТ, чтобы привнести свой опыт в управление командой, настройку целей и развитие сотрудников, чтобы сделать использование новой волны средств связи продуктивной, простой и привлекательной.

 

Гиперсвязанное рабочее место: Выводы

Компании обеспокоены потенциальным отсутствием связи между новыми коммуникационными инструментами и организационными целями. Чтобы гарантировать, что личная связь превращается в продуктивность организации, они адаптируют свои методы, рабочие места и стили лидерства, чтобы использовать возможности этих инструментов, одновременно смягчая потенциальные негативные последствия.

 

Гиперсвязанное рабочее место

Рост социальных предприятий. Введение к отчету компании Deloitte «GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS 2018»

Симфонический борд: команды, управляющие командами. Глава 1 из отчета компании Deloitte «GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS 2018»

Экосистема персонала: управление за рамками предприятия. Глава 2 из отчета компании Deloitte «GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS 2018»

Новые вознаграждение: персонализированные, гибкие и целостные. Глава 3 из отчета компании Deloitte «GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS 2018»

От карьеры к опыту: новые пути. Глава 4 из отчета компании Deloitte «GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS 2018»

Преимущество долголетия: работа в эпоху 100-летней жизни. Глава 5 из отчета компании Deloitte «GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS 2018»

Гражданская позиция и социальное влияние: отражая общество. Глава 6 из отчета компании Deloitte «GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS 2018»

Благополучие: стратегия и ответственность. Глава 7 из отчета компании Deloitte «GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS 2018»

 

Обратная связь